Por qué necesitas una carta de presentación en contabilidad
La carta de presentación es tu acercamiento personal a un responsable de contratación, tu esfuerzo por entablar una conversación de persona a persona que podría llevarte a conseguir un empleo. El propósito de la carta es presentar tu experiencia, aptitudes y competencias, y su objetivo es maximizar tus posibilidades de conseguir el trabajo.
Se podría decir lo mismo de un currículum, pero éste es un listado más impersonal de tu experiencia laboral y de tu formación. La carta de presentación te da la oportunidad de hablar directamente con un posible empleador a nivel personal. En ocasiones, habrá alguna empresa que te pida específicamente que no envíes una carta de presentación, o quizá su sistema de solicitud de empleos sólo permite subir un currículum. En estos casos, no tienes más remedio que cumplir con los deseos de la empresa.
Pero a menos de que específicamente te pidan que no lo hagas, siempre debes incluir una carta de presentación en tu solicitud de empleo. En lo único en lo que te podría perjudicar es que la carta de presentación esté mal escrita o tenga un formato inadecuado. Pero cuando se hace bien, la carta de presentación podrá aumentar tus posibilidades de éxito.
El mejor formato para una carta de presentación de contabilidad
Por lo general, las cartas de presentación para cualquier ocupación deberían seguir una misma estructura:
- Encabezado
- Saludo
- Introducción
- Cuerpo
- Conclusión y firma
Veamos cada uno de estos componentes, cuál es su función y cómo redactarlos correctamente.
Nuestra detallada guía de cartas de presentación ofrece más consejos generales sobre cómo redactar cartas de presentación y contiene numerosos ejemplos para consultar. Pero a continuación te ofrecemos consejos específicos sobre cómo maximizar la eficacia de cada párrafo y sección específicos de una carta de presentación para un contador.
Encabezado de la carta de presentación
La función del encabezado en la parte superior de la carta es proporcionar información personal de contacto, como tu nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico. También transmite tu imagen de marca visual que debe coincidir con la del currículum, y no es mala idea que el encabezado de ambos sea idéntico.
Por lo general, tu nombre debe ser el primer elemento y el más grande de la página, lo que demuestra tu confianza y te hace más destacable como candidato a un puesto de trabajo. Si se imprime tu carta de presentación y se coloca en una pila con otras 10, debería ser fácil de encontrar buscando tu nombre en la parte superior.
El formato tradicional de todas las cartas comerciales incluye la dirección postal del remitente. En la era digital actual, las direcciones postales no siempre se consideran necesarias, pero normalmente se incluyen a menos que haya una razón para no hacerlo. Como mínimo, debes incluir la ciudad y el estado (y posiblemente el país) donde vives.
Otra función del encabezado es proporcionar un elemento de diseño visual en una página que, de otro modo, consistiría en bloques de texto en negro. El encabezado permite la posibilidad de incluir colores, quizás una foto tuya, y elementos de diseño que den a tu carta un aspecto más interesante.
Objetivo del encabezado de tu carta de presentación: Destaca entre decenas de otros candidatos de contabilidad con un encabezado de aspecto distintivo que identifique quién eres y cómo los reclutadores pueden ponerse en contacto contigo.
Armoniza los estilos de tus documentos
El formato del currículum y de la carta de presentación deben coincidir visualmente, es decir, deben utilizar los mismos tipos y tamaños de letra y el mismo formato. A simple vista debe resultar obvio que ambos documentos pertenecen al mismo candidato.
Si los estilos del encabezado y del texto de tu currículum y de tu carta de presentación son totalmente diferentes, parecerá que no te puedes decidir por un único estilo visual, o que ni siquiera crees que sea importante. O podría parecer que estás usando un viejo currículum que envías a todos los empleadores, junto con una carta que acabas de escribir con tu nuevo tipo de letra favorito.
Por otro lado, un estilo y un diseño visualmente agradables aplicados a ambos documentos demostrarán tu atención al detalle y tu coherencia, signos de una mente estructurada que son fundamentales en un contador.
Saludo de la carta de presentación
"Estimado Sr. (o Sra.) Xxxxxxx:" es la fórmula más sencilla y fiable para escribir el saludo, también conocido como salutación. No forma de equivocarse, a no ser que escribas mal el nombre o te equivoques de género.
Sin embargo, la era del correo electrónico ha cambiado muchas normas que antes se consideraban inviolables. "Saludos" o "Hola" se utilizan a menudo para sustituir al "Estimado", y los dos puntos del final suelen sustituirse ahora por una coma. Lo mejor es que estudies la empresa a la que te diriges para saber cuál es el nivel de formalidad adecuado, de acuerdo con la imagen que proyecta y el puesto que buscas. Procura no ser demasiado informal en una carta que escribes a un desconocido que tiene el poder de ofrecerte un puesto de trabajo.
Procura dirigir tu carta a una persona determinada
Salvo contadas excepciones, lo recomendable es dirigir la carta de presentación a una persona en particular utilizando su nombre y apellidos. Hay varias razones para ello:
- Demuestra que no es la misma carta de presentación genérica que has enviado a otras 50 empresas.
- Demuestra que has investigado para averiguar quién es el responsable de contratación.
- Establece una conexión personal entre tú y el destinatario.
- A la gente le gusta leer su propio nombre.
- Una carta dirigida a una persona tiene más probabilidades de recibir respuesta.
Los anuncios de empleo no suelen mencionar al gerente o encargado de recursos humanos. Pero puede que valga la pena llamar a la empresa y averiguar quién es esa persona.
Sin embargo, a veces los encargados de selección prefieren permanecer en el anonimato, y si llamas a la empresa puede que te digan que no es necesario incluir ningún nombre. En ese caso, respeta los deseos de la empresa y busca otra forma de escribir el saludo: "Señores Departamento de Recursos Humanos", "Saludos, oficina de XYZ" o algo similar.
Objetivo del saludo de tu carta de presentación: Empieza dirigiéndote directamente al seleccionador de personal de forma amistosa y profesional.
Estimada Sra. Pizarro
Introducción de la carta de presentación
¡En sus marcas, listos, ¡a escribir! El primer párrafo de tu carta debe consistir de una o dos frases sugerentes, sinceras y que llamen la atención, en las que identifiques el puesto que buscas y des una rápida idea de por qué serías un candidato excelente para ese trabajo. Podría decirse que la introducción es el párrafo más importante de la carta, porque va primero. Todos sabemos cuántas oportunidades tenemos de causar una primera impresión. Cualquier error en la introducción -una falta de ortografía, un tono de voz torpe o incorrecto- dejará un mal sabor de boca en el destinatario desde el principio.
La introducción debe estar redactada en un lenguaje dinámico y enérgico, pero profesional, que marque el tono del resto de la carta. Nunca debe ser aburrido o insípido, ni tampoco cruzar la línea de la excesiva confianza o la arrogancia. La introducción perfecta hará que el lector quiera continuar leyendo.
Hay una norma para hablar en público que se aplica muy bien a cómo deberías escribir: "Diles lo que vas a decirles, luego díselos, y luego diles lo que les dijiste". La introducción es donde "les dices lo que les vas a decir".
Objetivo de la introducción de tu carta de presentación: Apelar a las necesidades específicas de contratación del empleador enfatizando el valor que aportarías como contador.
En el mundo de la contratación temporal a menudo es difícil hacer un seguimiento del dinero. Después de doce años en la contabilidad para empresas de ese sector, tengo a mi disposición una amplia gama de instrumentos financieros e innovaciones informáticas para garantizar una gestión financiera eficaz.
Parte central (cuerpo) de la carta de presentación
Aquí es donde " les cuentas".
El cuerpo de tu carta de presentación es tu mensaje principal. Debe constar de dos o tres párrafos centrados en tu experiencia laboral, tus logros en el trabajo, las certificaciones contables que posees y las habilidades y pasiones que te hacen excelente en tu trabajo. Al repasar tu experiencia laboral, destaca logros específicos de tu trabajo. Sé lo más concreto posible: incluye hechos, cifras y anécdotas utilizando verbos de acción contundentes para ilustrar tus éxitos demostrables.
En el último párrafo de la carta, puedes pasar de hablar de tu pasado a exponer tus aptitudes generales y otras cualidades que te convierten en el candidato ideal para este puesto. También puedes hablar de cómo tus contribuciones ayudarían específicamente a la empresa a la que escribes. Recuerda siempre que el objetivo de una carta de presentación no es describir por qué mereces un puesto, sino convencer a tus interlocutores de que puedes ayudarles a resolver sus problemas y a hacer de ellos una empresa más fuerte.
Objetivo del cuerpo de la carta de presentación: Fomentar la confianza del reclutador en tus capacidades como un contador excepcional.
El flujo de caja es importante para cualquier compañía de reclutamiento de trabajadores temporales. Como Contador Autorizado con un MBA de la Universidad de Temuco, durante la última década he diseñado sistemas, equilibrado presupuestos, evaluado riesgos y guiado la estrategia de tres empresas de reclutamiento de primer nivel. Todo esto con más de un 60% de contratación de candidatos para puestos temporales.
Ahora he tomado la decisión de trasladarme a una operación más pequeña, en donde pueda dirigir el departamento. Tengo entendido que su empresa se está expandiendo internacionalmente. Tengo cuatro años de experiencia trabajando con filiales en Asia y Europa. Las normas contables difieren mucho de una región a otra y se necesita a alguien que haya pasado por todos esos obstáculos. Mi esposa es de Hong Kong, y tengo entendido que es allí donde planean abrir la próxima sede su expansión internacional.
A continuación, le muestro algunas cifras, solo como ejemplo, pero tengo muchos más que me encantaría compartir en una entrevista:
- Creé un galardonado sistema de facturación y seguimiento de actividades en la nube, utilizado por más de 800 trabajadores temporales.
- Mi historial de gestión de cuentas morosas produjo un ahorro estimado de entre $4 - 5 millones.
- Dirigí un equipo de tres personas en mi anterior empresa: el desarrollo de personal es mi pasión.
Los encargados de contratación siempre se han mostrado complacidos de trabajar conmigo, porque saben que hago todo lo que esté a mi alcance para que les paguen con prontitud. Soy una persona comprometida con el trabajo en equipo, planificador meticuloso y obsesionado con los detalles. Me aterra la posibilidad de cometer un error.
Cómo cerrar una carta de presentación para un puesto de contador (conclusión y firma)
Aquí es donde "les dices lo que les dijiste". El párrafo final debe ser un breve resumen de la introducción y el cuerpo de tu carta, y también debe ser un llamado a la acción.
Por ejemplo: "¿Le importaría si le llamo la próxima semana para hablar de la posibilidad de concertar una entrevista?".
Una pregunta así puede hacer pensar a tu interlocutor: "...¡Esta persona realmente quiere una respuesta!". Y ése es exactamente el efecto que quieres conseguir. Lo último que quieres es que el responsable de contratación deje tu carta a un lado y se olvide de ella.
El cierre tradicional de una carta comercial de cualquier tipo —incluídas las cartas de presentación— es un simple "Atentamente", seguido de tu nombre. La firma física no es necesaria, a menos que envíes una copia impresa de tu carta de presentación.
Objetivo del cierre de la carta de presentación: Terminar con una llamada a la acción, que idealmente sería que te convoquen a una entrevista.
Si necesita un contador que sea un maestro en el arte del manejo de las finanzas para empresas de contratación, estaré encantado de compartir algunos de mis secretos en una entrevista.
Sinceramente,
Tomás Soto Sibaja
La sicología de la redacción persuasiva: explica tus habilidades
Algunos documentos pretenden ser informativos, otros entretenidos, pero la carta de presentación entra en la categoría de los mensajes persuasivos. Se trata literalmente de conseguir que el lector haga algo como resultado de tu carta, y para ello puede que tengas que recurrir a la sicología.
Según los sicólogos, el cerebro humano funciona tanto a nivel emocional como racional. La reacción emocional suele ser más rápida y automática, pero es poderosa porque nos afecta personalmente. La reacción racional es más lenta, deliberativa y analítica: esa es la respuesta que necesitas para que alguien se plantee llamarte a una entrevista.
Los estudios han demostrado que un enfoque emocional puede hacernos más receptivos a uno racional, consiguiendo lo mejor de ambos mundos.
Este es un ejemplo del lenguaje de una carta de presentación que apela al corazón más que a la cabeza:
"Soy el tipo de persona que se emociona con los números. Disfruto con el reto de organizar y analizar información compleja y elaborar informes precisos y relevantes, y me aterra la posibilidad de cometer algún error..."
Podría parecer demasiado personal decirle a un posible empleador cómo te sientes al hacer tu trabajo, pero el objetivo de la carta de presentación es apelar a lo personal. Muestra a tus interlocutores que eres humano y hará que te presten más atención cuando hagas afirmaciones más racionales que incluyan hechos, cifras y anécdotas.
Tono de voz
Estudia a la empresa en la que quieres trabajar para ver qué tipo de lenguaje utiliza cuando se dirige a sus clientes, desde sus anuncios de empleo hasta su sitio web, y sus publicaciones en redes sociales, Luego adopta un tono similar, no una imitación, sino el mismo nivel de formalidad o de informalidad.
Considera también tu posición en relación con esa empresa. ¿Eres un estudiante universitario solicitando una práctica o buscas un puesto de gerente de contabilidad? Encuentra el tono adecuado en función de quién eres y a quién te diriges.
La confianza siempre es buena, pero el exceso de confianza nunca ayuda. Ponte en el lugar de la persona a la que te diriges e imagina lo que pensarías sobre tu forma de dirigirte.
Ejemplos de errores comunes en las cartas de presentación de un contador y cómo evitarlos
Éstos son algunos de los errores que se suelen cometer al escribir cartas de presentación:
- Hace un “copiar y pegar” de cartas genéricas que podrían haberse dirigido a cualquiera. Tienes que demostrar que has estudiado a la empresa a la que te diriges y que tu propuesta va dirigida específicamente a ella.
- Errores ortográficos, gramaticales o de puntuación. Una de las cualidades más importantes de cualquier contador es la precisión, así que cualquier error en tu carta será una señal de alarma. No puedes permitirte el lujo de ser descuidado. Si escribir no es lo tuyo, busca a un profesional que revise y corrija tu carta.
- Cartas infladas, rimbombantes, llenas de frases estereotipadas de la jerga de relaciones públicas. ¿Has mencionado que " juegas en equipo" o que "tienes iniciativa propia"? Ese tipo de lenguaje era popular en las cartas de presentación en 1985 y se ha repetido millones de veces desde entonces. Utiliza un lenguaje audaz y original, y evita el genérico o el común.
- Formatting errors in design, font or file type. The worst possible mistake you could make in a cover letter is to send it in a file type or format that your recipient can’t even open. Or your letter may be readable, but it may open in a different application that makes the text jump all over the place and turn parts of it into garble. To avoid this mistake, read on.
Usa una plantilla profesional de carta de presentación
La mejor forma de evitar errores de formato potencialmente fatales es utilizar una plantilla de carta de presentación profesional. En CVapp.cl, ofrecemos docenas de plantillas tanto para currículos como para cartas de presentación, con una herramienta de creación que te guiará paso a paso.
El resultado será un archivo PDF con un diseño atractivo, probado en el mercado y con las fuentes de letra adecuadas. La ventaja de un PDF es que es universalmente legible y conserva el formato que hiciste para que la carta se vea igual en la pantalla del destinatario que en la tuya.
