La organización es la clave del éxito para los profesionales de la administración, así que demuestra tu talento con una carta de presentación bien redactada. Tu carta de solicitud debe contener:
Aunque estas secciones son estándar, lo que escribes en ellas no lo es. Antes de empezar, analiza cada una de las empresas a las que piensas presentar tu solicitud. Infórmate sobre su cultura y su misión. Averigua, si es posible, con cuántas personas trabajarás. Toda esta información orientará el tono que adoptes y el mensaje que decidas transmitir.
Consejo del experto: Las cartas de presentación son documentos independientes
¿Qué queremos decir con esto? En realidad no va a crear una carta, sino muchas variantes de ella. ¿Por qué? Por dos razones principales:
Cada vez que solicites un nuevo empleo, revisa tu carta de presentación y haz todos los cambios necesarios para satisfacer las necesidades de tu potencial empleador.
La guía completa de cartas de presentación es una gran lectura para obtener consejos generales sobre cómo redactar cartas de presentación, pero el resto de este texto profundiza en cada párrafo y en la mejor manera de compilarlo.
El ejemplo de carta de presentación administrativa que aparece a continuación te ofrece una visión general de cómo crear tu propia solicitud:
Estimada Sra. Ferreti
Le agradezco por tomarse el tiempo de revisar mi solicitud. Después de leer los requisitos del cargo de Asistente Administrativo para el que está buscando candidatos, estoy seguro de que mi experiencia y habilidades encajan perfectamente con el puesto.
Durante los últimos años me he desempeñado como Asistente Administrativo en dos oficinas de alto volumen de trabajo, donde utilicé mis fortalezas para proporcionar un apoyo óptimo al personal de la oficina.
Soy altamente calificado en el cumplimiento de tareas administrativas y de oficina para garantizar que los departamentos funcionen sin problemas.
Mi amor por la organización es lo que me llevó a seguir una carrera en el campo de la Administración, y mi historial probado de influir positivamente en la productividad de la oficina es lo que me mantiene aquí.
Por favor, sepan que tengo perfectamente claro el papel crucial de un asistente administrativo, y por eso me interesa proporcionar un apoyo excepcional a su empresa.
Agradeceré la oportunidad de que en algún momento podamos hablar sobre esta oportunidad.
Estaré pendiente de cualquier contacto de su parte para poder conversar, según su conveniencia.
Saludos cordiales,
Javier Maldonado Urzua
Aprovecha al máximo el único elemento de diseño que contiene tu carta de presentación administrativa. Los administrativos tienen que dar siempre una imagen fresca como una lechuga. Una encabezado limpio y atractivo te ayuda a establecer esa imagen a primera vista.
Esa es una ventaja adicional del encabezado, cuya finalidad principal es mostrar tu información de contacto. Esta sección debe contener su nombre, correo electrónico y el mejor número de teléfono para contactarte, en letra legible.
Aunque quieras crear una imagen memorable con tu encabezado, asegúrate sobre todo de que sea legible. No querrás poner ningún obstáculo en el camino hacia tu objetivo. Estás escribiendo esta carta para conseguir una entrevista, así que pónselo fácil a los encargados de la selección de personal para que programen una cita contigo.
Consejo de experto: muéstrate abierto a una entrevista de preselección telefónica o a una reunión por vídeo. Prepárate de la misma manera que para una entrevista en persona. Lo bueno de una entrevista de preselección telefónica es que no tienes que arreglarte y puedes tener algunas notas delante como recordatorio.
Objetivo de esta sección: sentar las bases de tu imagen como profesional organizado y asegurarte de que tu información de contacto está en primer plano.
El saludo de tu carta de presentación administrativa consta de unas pocas palabras, pero tienen peso. ¿Por qué? La gente responde mejor si se les llama por su nombre. "El nombre de una persona es para ella el sonido más importante y dulce de cualquier idioma", dijo una vez Dale Carnegie, el gurú de la superación personal y la formación empresarial.
Por eso debes empezar usando el nombre del gerente de contratación o, si puedes averiguarlo, el nombre de tu posible jefe. A menos que sepas con certeza que un comienzo informal como "hola" es apropiado, quédate con el más formal: "Estimado Sr./Sra./Sra. Apellido" y comprueba tres veces que tienes la ortografía y el calificativo correctos.
Si no puedes descubrir el nombre de la persona responsable de contratación, " a quien pueda interesar" está bien. "Estimado personal de _____" es aceptable si sabes que encaja con la cultura de la empresa.
En el ejemplo de carta de presentación que figura a continuación se utiliza "Estimado Sr./Sra./Sra. Apellido", porque es difícil equivocarse con ese saludo tradicional.
Objetivo de la carta de presentación: Hacer un esfuerzo adicional para atraer la atención del gerente de contratación aprendiendo su nombre y utilizarlo para captar su atención..
Estimada Sra. Ferreti
El papel del personal administrativo cambia constantemente. Los asistentes de Inteligencia Artificial (IA) pueden hacer parte del trabajo que antes se hacía a mano. Una buena carta de presentación para administrativos aprovecha la introducción para destacar lo que tú puedes hacer y que la IA no puede.
El seguimiento de los clientes, las habilidades de programación, el trato con las personalidades y prioridades de la oficina e incluso la interpretación de los datos que el computador procesa son habilidades que la IA no puede hacer, señala FastFuture. Centra tu introducción en estas tareas de alto nivel y muestra cómo estás aprendiendo y evolucionando hacia el perfil del futuro. Sólo debes responder a la pregunta "¿Por qué deberían contratarte?" dejando claro que tu valor va mucho más allá de contestar el teléfono o programar reuniones.
Si no puedes convencer al responsable de contratación de que serás una gran incorporación al equipo, no pasarás el filtro.
Objetivo de la introducción de la carta de presentación: Destacar las habilidades de alto nivel que te convierten en un verdadero valor añadido para la empresa..
Le agradezco por tomarse el tiempo de revisar mi solicitud. Después de leer los requisitos del cargo de Asistente Administrativo para el que está buscando candidatos, estoy seguro de que mi experiencia y habilidades encajan perfectamente con el puesto.
Ya los has impresionado con tu mensaje principal, ahora tienes espacio para respaldarlo con ejemplos destacados de tu trayectoria profesional. Explícales por qué quieres este trabajo en particular y, a continuación, utiliza los éxitos de tu carrera para mostrar exactamente cómo no solo mantendrás la oficina funcionando sin problemas, sino que mejorarás los procesos y asumirás nuevas tareas.
A medida que compile tus logros profesionales, asegúrate de que ilustren momentos en los que 25 tareas tenían que completarse en los siguientes 5 minutos o la oficina explotaría. Bueno, puede que sea una exageración (o puede que no), pero lo que quieres es demostrar que eres capaz de manejar las situaciones más difíciles con aplomo.
Consejo del experto: Las listas con viñetas son una forma estupenda de destacar varios éxitos importantes: ahorran espacio (puedes omitir frases innecesarias como "en mi puesto más reciente fui capaz de" y pasar directamente a la palabra de acción) a la vez que separan grandes bloques de texto.
Intenta que se note tu personalidad tanto con las historias que elijas como con el lenguaje que utilices. Recuerda también que el cuerpo de la carta te da espacio para añadir detalles y datos que no cabían en tu currículum.
Lea el ejemplo de carta de presentación que aparece a continuación para saber cómo hacerlo.
Objetivo del cuerpo de tu carta de presentación: Cimentar la impresión que el encargado de contratación tiene de ti como persona multitarea que mantiene la calma bajo presión, y revelar un poco de tu personalidad.
Durante los últimos años me he desempeñado como Asistente Administrativo en dos oficinas de alto volumen de trabajo, donde utilicé mis fortalezas para proporcionar un apoyo óptimo al personal de la oficina.
Soy altamente calificado en el cumplimiento de tareas administrativas y de oficina para garantizar que los departamentos funcionen sin problemas.
Mi amor por la organización es lo que me llevó a seguir una carrera en el campo de la Administración, y mi historial probado de influir positivamente en la productividad de la oficina es lo que me mantiene aquí.
Por favor, sepan que tengo perfectamente claro el papel crucial de un asistente administrativo, y por eso me interesa proporcionar un apoyo excepcional a su empresa.
Agradeceré la oportunidad de que en algún momento podamos hablar sobre esta oportunidad.
Una carta de presentación memorable para un puesto administrativo se cierra con un broche de oro que no deje ninguna duda en la mente del encargado de selección de que te mereces esa entrevista. Demuestra confianza en que tendrás la oficina bajo control y facilitarás la vida laboral de todas las personas a las que prestes apoyo.
Repite las razones por las que encajarías perfectamente en el puesto. A continuación, añade un toque más personal. Detalla por qué quieres trabajar en la empresa (no está de más halagar un poco, pero sin caer en la adulación), o expresa la satisfacción que te produce el trabajo bien hecho. Deja algo sin decir que podría ser una buena pregunta para la entrevista.
Termina con una respetuosa petición de entrevista y firma con un "Atentamente" o "Saludos cordiales".
El objetivo de esta parte: Recordar al encargado de contratación por qué eres un candidato excelente, y solicitar una entrevista.
Estaré pendiente de cualquier contacto de su parte para poder conversar, según su conveniencia.
Saludos cordiales,
Javier Maldonado Urzua